8 regole d’oro per partecipare ad un evento fieristico

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Le esposizioni, le fiere e le mostre di settore giocano una parte importante nella strategia di vendita e di marketing per molte aziende, sia quelle piccole che quelle grandi spendono una fortuna, in termini di denaro e fatica, per l'allestimento di stand più belli che utili.

Le ricerche e le analisi di mercato mostrano come gli eventi e le fiere permettano di ottenere contatti di qualità migliore rispetto a qualsiasi altra tecnica di acquisizione, sono più facili da ottenere e più semplici da convertire in clienti veri e propri rispetto al telemarketing, all'email marketing o altra forma di recupero contatti ad oggi esistente.

Tuttavia poche aziende dedicano il giusto impegno nella progettazione, nella definizione, nella pianificazione di ogni elemento che costituisce la presenza aziendale agli eventi fieristici, dedicandosi esclusivamente all'allestimento stand.

Chi non si approccia in questo modo è destinato ad ottenere risultati minimi a fronte di sforzi economici e fisici importanti, con la conseguenza di definire le fiere come qualcosa che non funziona, c'è una grande differenza però tra il dire che un evento non ha funzionato e che la presenza aziendale non ha funzionato.

Per questo motivo è bene definire le 8 regole d'oro che ogni azienda dovrebbe seguire per partecipare come si deve ad un evento o manifestazione fieristica dando modo di ottenere il massimo dei risultati in base all'investimento.

1. Il pubblico alle mostre vuole parlare con personale esperto

Le persone che partecipano ad eventi e manifestazioni sono presenti per uno scopo ben preciso, vogliono essere trattate con attenzione, vogliono incontrare nuove aziende ed imprese con cui potrebbero lavorare, spesso si commette l'errore di filtrarle utilizzando receptionist, hostess, personale poco formato o altre barriere comunicative, questo rende il rapporto con questo pubblico interessato molto freddo e poco rassicurante per le persone.

2. Ogni fiera è diversa da qualsiasi altra forma di vendita

Gli eventi e le manifestazioni fieristiche sono un territorio neutrale, molte delle regole di "sale marketing" valgono per qualsiasi evento, ma è differente l'approccio che bisogna seguire data la potenza della presenza in fiera, qui le persone si incontrano faccia a faccia, senza i problemi legati alla formalità dei luoghi di lavoro, si ha un approccio più rilassato e diretto, per questo motivo i contatti raccolti durante l'evento con le giuste strategie di follow-up hanno più potenzialità di trasformarsi in clienti e vendite.

3. Il pubblico di un evento è diverso e variegato

Quando si partecipa ad un evento si è soggiogati dai numeri, ovvero si punta tutto sulla quantità e non sulla qualità, questo andrebbe dimenticato perché è più importante capire quali siano le tipologie di persone e preparare una strategia diversa per ognuno di loro, questo permette di essere sempre al passo con le reali esigenze del pubblico evitando di standardizzare e rendere noioso e piatto il messaggio che si vuole trasmettere, la personalizzazione è una delle chiavi vincenti per ottenere il maggior numero di contatti lavorabili. Ma non dimenticate che l'impulso per avviare la conversazione deve essere da te, l'espositore. E che può essere difficile; dopo tutto, fin dalla tenera età lo abbiamo tamburellava in noi di non parlare con gli sconosciuti; ma in una mostra che dobbiamo fare proprio questo!

4. Non dimenticare il fattore tempo

Bisogna ricorda che ogni visitatore di una fiera combatte con il fattore tempo, deve visitare un sacco di stand, partecipare a seminari ed incontri, non ha quindi la possibilità, o la voglia, di fermarsi per troppo tempo in uno stand, per questo motivo è bene prevedere brevi presentazioni ed evitare di andare oltre i dieci minuti per una chiacchierata con i visitatori.

5. Ricordarsi sempre perché si partecipa ad una fiera

Molti espositori ritengono che la loro presenza ed il loro ruolo sia quello di regalare peluche, opuscoli, gadget, caffè, materiale promozionale e qualsiasi altro omaggio in generale, ragionamento molto sbagliato, il ruolo di un espositore è semplicemente quello di incontrare persone con le queli si possano intavolare dei rapporti di affari, bisogna concentrarsi su quello.

6. Definire obiettivi chiari da raggiungere

E' necessario essere chiari su quelle che sono le misurazioni da fare e valutare per capire e definire se un evento ha avuto successo o meno, se non sai dove stai andando non puoi sapere quando arrivare.

In termini di marketing gli obiettivi dovrebbero essere Specifici, Misurabili, Raggiungibili e Realistici, questi non devono essere valutati solo in termini di numero di nuovi potenziali clienti, ma valutando anche altri fattori.

7. Ottenere lead qualificati

Se si vogliono ottenere contatti qualificati, bisogna ottenere tutte le informazioni sufficienti per tornare in azienda, subito dopo l'evento, e sviluppare strategie di follow-up per dare risposte specifiche ad ognuno, dopotutto non è buona cosa mandare la stessa identica lettera di vendita a due realtà diverse con esigenze diverse.

8. Spietato Follow-Up

Non ha molto senso partecipare ad una fiera concentrando tutto lo sforzo di organizzazione sullo stand per poi non avere una buona strategia di follow-up per tutte le persone di cui si sono recuperati i contatti, le statistiche mostrano che circa il 70% dei lead generati non vengono gestiti, quanto inutile spreco.

Naturalmente ci sono molte ragioni differenti del perché si genera questa situazione, solitamente è perché non esiste in azienda un sistema di classificazione efficace dei contatti, i lead "caldi" finiscono insieme ad altri possibili clienti interessati, per ottenere il massimo bisogna sempre catalogare il livello di interesse dei dati raccolti per sviluppare le corrette attività di follow-up.

Molte aziende tornano nei loro uffici, dopo aver partecipato ad un evento, con un sacco di biglietti da visita ed una serie di buone intenzioni, capita però che dopo una settimana in fiera si sia accumulato del vecchio lavoro da smaltire, tutti i contatti raccolti finiscono nel cassetto del "dopo" e da riferimenti "caldi" si trasformano molto rapidamente in contatti "gelidi".

Conclusione

Gli espositori che si lamentano che un evento non ha funzionato, generalmente sono quelli che stavano seduti nei loro stand con musi lunghi, facce poco accoglienti, ma soprattutto quelli che non avevano una strategia pianificata ed organizzata, gli eventi funzionano, ma bisogna organizzarsi perché portino dei risultati concreti.