Come organizzare un meeting di lavoro

Come dirigente del settore marketing dell'azienda con sede a Roma, il vostro presidente vi ha chiesto di organizzare  un incontro con degli imprenditori stranieri per presentare i nostri prodotti e così di cercare di ampliare il mercato estero. Un impegno gravoso e complesso, il cui esito, se positivo, può dare slancio sia all'azienda che al nostro percorso professionale all'interno di essa. Come organizzare quindi nel migliore dei modi un meeting di lavoro a Roma con ospiti stranieri?

Innanzitutto, bisogna decidere dettagliatamente il programma dell'incontro. Infatti, avendo chiari tutti i passaggi e ciò che si deve fare, si possono organizzare bene le singole fasi del meeting. Inoltre, il programma della giornata poi si dovrà spedire anche agli ospiti. Una volta deciso l'ordine del giorno e gli argomenti da trattare, si deve passare alla fase di preparazione della sala dove avverrà la riunione. In questo caso bisognerà verificare che computer, videoproiettori e microfoni funzionino alla perfezione e senza intoppi.

 Elemento di cui tener conto in questa fase è anche la necessità o meno di avere un traduttore. Appurato tutto ciò, si passa alla preparazione della pausa caffé e del pranzo con relativa location. Per la prima si può contattare una società di catering ed effettuarla in una sala attigua a quella della riunione.

 Mentre per il secondo si può richiedere l'aiuto di una società nel settore organizzazione eventi Roma, che possa anche fornire una bella location. Infatti, il pranzo ideale sarebbe quello a buffet (elegante ma non lungo e pesante) e magari effettuato in qualche posto suggestivo nei pressi della sede aziendale, che possa far rilassare gli ospiti, instaurare un clima cordiale e non troppo formale. Si potrebbe individuare ad esempio qualche terrazza panoramica della Capitale, in maniera tale da affascinare gli ospiti anche con le bellezze della città. Per quanto riguarda la riunione in sé, è bene cercare di programmare singoli interventi di breve durata, in quanto i discorsi "fiume" non piacciono molto e tendono ad annoiare facilmente. Inoltre, in questi interventi, bisogna definire i nostri obiettivi aziendali che si vogliono raggiungere, attraverso quali mezzi e la tempistica da rispettare.

 Tutto ciò in modo tale da essere chiari con i nostri interlocutori e presentare un progetto definito e ben programmato.

Nella riunione poi è importante presentare il nostro prodotto, magari preparando alcuni esemplari, in modo che gli ospiti possano verificare direttamente la qualità di esso. Avviati verso il termine dell'incontro, non resta che definire eventuali altri meeting da tenere oppure i passi successivi per l'avvio della collaborazione. Una volta conclusa la riunione, salutando gli ospiti stranieri intervenuti, possiamo offrire loro un piccolo dono, in modo tale che ognuno possa ritornare con un ricordo. Nella speranza che questo sia positivo e soprattutto proficuo.